Zettelwirtschaft

Hast Du schon einmal folgende Dinge gesehen?

 

  • Ein Monitor, der mit einer Art Lichterkette aus Post-its am Rahmen entlang geschmückt ist…
  • Eine Schreibunterlage, die dem größten Wimmelbild Deiner Kinder alle Ehre machen würde…
  • Eine Klarsichtfolie auf dem Tisch, unter der die vergilbten Notizzettel Dir deutlich machen, dass Papyrus  haltbarer ist als Papier…
  • Eine Korkpinnwand, die jede CSI-Mindmap der schwierigsten Fälle wie einen Einkaufszettel aussehen lässt…

 

Wenn ja, und auch noch auf Deinem eigenen Schreibtisch, dann lese unbedingt weiter.

 


 

Alle oben genannten Beispiele haben zwei Ursprungsgedanken: 

  • Informationen schnell zu notieren
  • Informationen schnell greifbar zu haben

 

Nach einigen Tagen, Wochen, Monaten wandelt sich diese Methode aber ins genaue Gegenteil:

Wir drehen mit dem Zeigefinger die Runden um den Monitor, um die richtige Notiz zu finden. Die Schreibunterlage wird Zentimeter für Zentimeter abgetastet, um die gerade benötigte Telefonnummer zu finden.

Und es dauert lange, weil komischerweise alle Nummern eingekreist sind - sind wohl alle wichtig…

 

Zeit ist nicht der einzige Preis, den wir zahlen. Die Fülle an Informationen und die Unruhe, die vom Auge wahrgenommen wird, lenkt uns regelmäßig ab. Die Konzentration wird gestört. Ist der Schreibtisch aufgeräumt, wirkt die Zettelwirtschaft am unseren Arbeitsplatz trotzdem chaotisch. Es mangelt an Ordnung und Klarheit.

 

Damit ist es nun vorbei - hier sind die besten Tipps für den Umgang mit Notizen:

  1. Benutze keine beschreibbare Schreibunterlage - Es gibt keine Versuchung mehr, eben schnell etwas darauf zu notieren. 
  1. Benutze keine klare Schreibunterlage, unter die Du Fotos oder Notizen schieben kannst - Beim Schreiben und Arbeiten gibt es keine Ablenkung mehr.
  1. Möchtest Du Deinen Schreibtisch schonen oder magst Du das Gefühl einer angenehmen Unterlage beim Schreiben, benutze einfarbige Unterlagen ohne Muster - Du kannst Dich auf die Arbeit und das Schreiben konzentrieren und die Tischfläche wirkt aufgeräumt.
  1. Benutze immer ein DINA4-Blatt pro Notiz - Du hast genug Platz, um zusätzliche Notizen oder Nummern dort zu notieren, die diesen Fall betreffen. Zusätzlich sinkt die Gefahr, dass der Zettel verloren geht und Du kannst ihn besser einsortieren (siehe nächsten Punkt). 
  1. Für deine Notizen benutzt Du am besten Klarsichthüllen, die Du in einem Schnellhefter einspannen kannst. Alternativ benutzt Du für die Blätter ein Sichtbuch - alle Notizen befinden sich übersichtlich auf einer Stelle und können dort schnell gefunden werden. Notizen, die ein Projekt oder einen Kunden betreffen, werden sofort an die passende Stelle einsortiert.
  1. Lege Dir einen Ablagekorb mit genug Papier griffbereit neben oder auf deinen Schreibtisch - Sätze am Telefon, wie: „Moment, ich hole eben was zum Schreiben.“ wandeln sich in „Bin startklar, schießen Sie los.“
  1. Schreibst Du viel, lege Dir zwei Textmarker bereit. Eine Farbe für wirklich wichtige Dinge, eine Farbe für Namen und Telefonnummern. -  So findest Du, mit nur einem Blick, die wichtigsten Daten.
  1. Für Telefonnummern, Adressen oder Emails, die Du regelmäßig nutzt, eignen sich Schwenkarme, die am Monitor angebracht werden. - Mit einem Griff hast Du die passende Liste im Sichtfeld und kannst diese danach wieder bequem einklappen.

 

Zum Schluss noch eine Methode, um wirklich ALLE Notizzettel vom Schreibtisch zu verbannen.

 

Alle Notizen lassen sich auch digital aufschreiben und verarbeiten. Hier einige Tipps:

  1. Ziehe ein Notizprogramm (Notizen bei macOS oder Kurznotizen in Windows) in die Taskleiste - Mit nur einem Klick hast Du Papier und Stift zur Hand.
  1. Verarbeite die Notizen sofort nach einem Telefonat per Drag & Drop in die passende Datei oder sortiere sie einem Projekt zu. Handelt es sich um Kundendaten, kannst Du die Notizen auch in die Kontakte einfügen. - Das Sammeln der Post-its entfällt völlig.
  1. Benutze ein Headset für dein Telefon - Du hast beide Hände zum Schreiben frei und kannst die Notiz noch während des Gesprächs einsortieren. Das spart viel Zeit.
  1. Die Digitale Verarbeitung hat zwei riesige Vorteile: 
  1. Mit der Suchfunktion kannst Du jede Notiz blitzschnell wiederfinden.
  2. Du kannst alle Notizen archivieren. Im Laufe der Jahre sparst Du Berge an Papier und Lagerraum.

 

 

Ich wünsche Dir viel Spaß bei der Umsetzung und einen zettelfreien Arbeitsplatz.

 

Daniel Mohr

Dein Trainer & Coach für 

Ordnung, Klarheit und Struktur

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